Un.e Assistant.e de direction – TEMPS PLEIN

L’Amicale du Nid est une association abolitionniste et laïque, défenseuse de l’égalité femmes-hommes, spécialisée dans la prévention, l’accueil et l’accompagnement des personnes en situation de prostitution, victimes du proxénétisme et de la traite des êtres humains à des fins d’exploitation sexuelle.

L’AdN 34 gère des structures d’hébergement, CHRS hors les murs, d’équipe mobile et d’actions en direction des jeunes, pour un public concerné par la prostitution ou la traite à des fins de prostitution ou victime de violences conjugales et intrafamiliales.

Missions :

Activités principales :                                                                                                           

Secrétariat

• Prise en charge des appels téléphoniques
• Gestion de l’accueil et de l’interphone
• Gestion des mails
• Gestion de l’agenda de l’équipe
• Prise de rendez-vous pour le Directeur d’établissement
• Organisation d’événements (réunions, déplacements, …)
• Traitement du courrier et diffusion aux destinataires
• Réceptionne, enregistre et remet le courrier aux personnes domiciliées
• Archivage numérique des dossiers
• Tient et vérifie la caisse des différents services

Rédaction

• Rédiger des courriers
• Comptes-rendus de réunions
• Mise en page de documents
• Création de tableaux de bords
• Création, actualisation et traitement de bases de données

Communication 

• Mise en ligne sur le site Internet associatif et autres vecteurs de communication numérique

RH

• Préparation logistique des instances représentatives du personnel (envoi des ordres du jour, relevé des personnes présentes, excusées et représentées, gestion des compte-rendu…)
• Vérification des fiches horaires mensuelles du personnel
• Tenue des différents registres (registre du personnel, registre médical…)
• Préparation des contrats de travail
• Constitution des dossiers salarié.es
• Gère le suivi et la distribution des tickets restaurant
• Enregistre et gère le suivi des demandes de formation sur le site de l’OPCO Santé

Paie – en lien avec le cabinet assurant l’externalisation

• Saisir les éléments de variables de paie dans le logiciel SILAE
• Garantir le bon déroulement des cycles de paie avec les correspondant.es des établissements et le cabinet assurant l’externalisation de la paie
• Vérifier la qualité et la fiabilité du calcul des rémunérations
• Participation à l’établissement, actualisation, appropriation, contrôle des procédures liées à la production de la paie
• Contrôler et valider les bulletins de salaires des entrées et sorties, les bulletins en rappel de salaire, changement de statut, promotions, augmentations, primes et éléments de paie exceptionnels, mutations etc…

Missions spécifiques :

• Gestion des services généraux de l’établissement : commande et réception fournitures, petits matériels et mobiliers ; relations avec prestataires de maintenance (photocopieuse, extincteurs, défibrillateurs, …) ; relations avec syndic de copropriété ;
• Gestion des assurances (assurances logements, véhicules, etc.) ;
• Mise à jour tableau de suivi des paiements des usagers

Formation

• Bac + 2 (secrétariat)

Expériences professionnelles

• 3 ans d’expérience minimum en secrétariat de direction
• La connaissance du secteur associatif, du secteur médico-social et social serait appréciée

Savoir – Faire

• Maîtrise du Pack Office
• Bonne capacité rédactionnelle
• Gestion des communications téléphoniques

Conditions du poste

• CDI temps plein soit 35 heures semaines
• Horaire en semaine du lundi au vendredi
• Prise de poste immédiate
• Convention Collective CC 66

Candidature

Candidature (CV et lettre d’accompagnement) à adresser avant le 8 mars 2024 par mail à

raf@adn-asso.org avec la référence : assistant.e adn 34